Een personeelsdossier is een map met informatie over jouw arbeidsvoorwaarden en jouw functioneren. Je werkgever houdt deze map bij. Zo heeft hij alle gegevens bijeen die hij nodig heeft voor het uitvoeren van jullie contractafspraken.

Wat staat er precies in?

In je personeelsdossier staan:

  • jouw persoonlijke gegevens
  • je contracten en arbeidsvoorwaarden
  • verslagen van je functioneren en ontwikkeling
  • ziekteverzuim

Wat mag er niet in staan?

Je werkgever mag geen gegevens in het dossier opnemen over jouw:

  • geloofsovertuiging
  • ras
  • seksuele geaardheid
  • lidmaatschap van een vakvereniging
  • strafrechtelijke gegevens

Ook is het is je werkgever bij wet verboden medische informatie in je dossier te plaatsen.

Hoe zit het met je privacy?

De Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) regelt de bescherming van jouw persoonlijke gegevens die instanties opslaan. Deze wet geldt ook voor de personeelsadministratie van jouw werkgever. Hij is verplicht de gegevens in jouw personeelsdossier te beschermen. Is het een fysiek dossier? Dan moet hij dat in een afgesloten ruimte bewaren. Computerbestanden moet hij met een wachtwoord beveiligen.

Ook mag je werkgever de informatie uit je personeelsdossier niet aan anderen verstrekken. Behalve als jijzelf daarvoor toestemming hebt gegeven.

Je personeelsdossier inzien

Je hebt het recht om te weten wat er in je personeelsdossier staat. Je kunt bij je werkgever een kopie opvragen. Ook kun je hem vragen gegevens te verbeteren, aan te vullen of weg te halen. Vanzelfsprekend alleen als er iets in je dossier staat wat niet klopt. Je werkgever moet de gegevens binnen 4 weken na je verzoek hebben aangepast.

Hoe lang blijft je dossier bewaard?

In de Wet bescherming persoonsgegevens staat geen vaste bewaartermijn voor persoonsgegevens. In de regel mag je werkgever gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Er zijn andere wetten die wél een bewaartermijn kennen. Deze termijn wisselt per wet en per onderdeel van je dossier. Zo moet je werkgever de kopie van je ID 5 jaar bewaren. Gegevens voor de Belastingdienst moet hij maar liefst 7 jaar bewaren.